Er du træt af dokumenter?

Nedenstående artikel indeholder sponsorerede links

Mange virksomheder og foreninger har trods den stigende digitalisering af arbejdsgangene, stadigvæk mange arbejdsprocesser som er manuelle og papirbaserede. Ligeledes er mange organisationer og foreninger som er pålagt krav og forventninger, om at være mere effektive og resursebesparende.

I mange tilfælde afhænger det af typen af proces og medarbejderen bagved. Dog stiger udfordringerne og belastningen af arbejdsgangene i takt med at mængden af dokumenthåndtering. Stiger denne byrde tilstrækkeligt nok vil den sætte en kæp i hjulet i jeres arbejdsgange og dermed betydelige problemer i forhold til tid- og resurseforbrug.

Et afdæmpet led

Når det kommer til at optimere ens arbejdsgange, er det ikke altid lige let at vide, hvor du skal slå til først. På mange arbejdspladser er der en kæde af mange forskelligartede opgaver, som tilsammen bidrager til driften. For eksempel, er der på mange kontorer forskellige typer af arbejdsprocesser og funktioner, hvor dokumenter udgør en kernedel af processen. Der kan her være tale om dokumenthåndtering, fakturering, arkivering mv.

Generelt bliver mange af disse processer meget manuel tunge i takt med at mængden af dokumenter stiger. I mange tilfælde er det alene opgaven der tager tid, men også arkiveringen af det pågældende dokument, samt hvor du finder opbevaringsskabet.

Fysisk opbevaring og problemer

Dokumenter og informationer udgør kernedele af mange processer og i den anledning bliver opbevaret forskellige steder på kontoret. Det kan være personalearkiver, salgsdokumenter, fakturaer til regnskab mv.

Dog er fysisk opbevaring ikke helt uden problemer. En af de store ulemper ved fysisk arkivering er, at det kan tage plads og i visse tilfælde meget plads. I takt med at jeres dokument mængde stiger, jo mere opbevaring vil I skulle bruge. Dette sætter krav til udvalgte steder på arbejdspladsen, hvor der er plads til arkiverne. Herudover fremsætter dette yderligere krav i forhold til sikker opbevaring. Det er nemlig vigtigt, at dokumenterne vil være tilgængelige måneder eller mange år efter. Derfor er det vigtigt at arkiverne bliver opbevaret i rum, hvor de ikke vil lide vandskader, fugtskader, ildebrand eller brud af persondata brud i form af uvelkommen indtrængen.

Udfordringer med fysisk opbevaring:

  • Krav til plads
  • Opbevaringsstederne skal være sikre
  • Udfordre overblikket
  • Medvirker til længere arbejdsprocesser

En hjælpende digital hånd

Det er langt fra alle arbejdspladser som har nok fysisk plads til opbevarings af mange arkiv. Ligeledes er det heller ikke alle, som kan tilbyde opbevaring under de rette og sikre omstændigheder.

En løsning til dette er at få en scanning af personalearkiv, hvor jeres dokumenter scannes ind således at de står elektronisk. På den måde kan du minimere arbejdsbyrden ved manuelt tunge processor og reducere de forskellige risikoer, som er forbundet med fysisk opbevaring. Herunder sparer tid og resurse på at finde og holde overblikket over større arealer pladsrum.

Kategorier: