DIGITALE MØDER – ikke fremtid, men i dag

Af: Klaus Johansen, Adm. Direktør, Green Hat People

Investering i mødets output

Gennem dialog med mødearrangører oplever vi en stigende tendens, som går i retning af, at når der investeres i møder, så er det ikke længere kun rammerne i form af et indbydende og professionelt hotel eller konferencecenter og tilhørende forplejning som prioriteres.

Mindst ligeså vigtigt er outputtet, hvor vi har identificeret tre tydelige ønsker som går igen ift. at sikre den investering som vigtige møde kræver:

  • Optimalt engagement, højne dialogniveauet, sørge for at alle tager stilling og giver input;
  • At mødet bliver målbart, især samlet dokumentation på input fra deltagerne, afstemninger, ratings etc.;
  • At give deltagerne en anderledes og ”moderne” mødeoplevelse, som gør netop dette møde specielt.

Skræddersyet indhold giver optimalt udbytte

Tablets og mobiler giver fantastiske muligheder, og hvor vi inden for teknologien altid taler om de løsninger som er lige om hjørnet, så kan vi konstatere at digitale møder er her allerede, og det virker!

De tre ovenstående kriterier kan opfyldes på én gang ved for eksempel at samle mødedeltagere i grupper á 3-6 personer om en tablet med en skræddersyet workshop-app, som hjælper gruppen med at diskutere, afstemme og besvare spørgsmål specifikke for workshoppen. Deltagernes output kan samles op som live data under workshoppen, blive anvendt til næste mødesession som inputs sendt direkte til de mødeansvarlige. Når der er tale om større møder med mange deltagere er dette især en kæmpe fordel. Farvel til de mange gule post-it sedler, flipovers som skal renskrives og mobilfotos af whiteboard diagrammer som aldrig bliver genbrugt.

 

Har man et specielt emne på agendaen, såsom Firmaværdier, Ny Strategi, Digital Transformation, Kunden i Centrum eller andre meget specifikke og koncentrerede emner kan fokus skærpes væsentligt med et ”business game”. Hvorfor ikke ”spille” sine værdier med kombinationen af brætspil og en tablet, med skræddersyede spørgsmål, som giver teams muligheden for at indlære anderledes og bedre, f.eks. ved at stille realistiske cases og dilemmaer op som diskuteres og efterfølgende kan deles.

Slutteligt kan man også pre-engagere sine mødedeltagere ved at sende et mobillink (naturligvis brandet med firmalogo og farver) 7 dage før mødet med spørgsmål som ”hvilke to ting glæder du dig til at høre mest om på vores møde” eller ”Hvor godt føler du, at du kender vores firmaværdier på en skala fra 1-10?”. På den måde får man aktiveret og engageret mødedeltagerne i god tid, og som mødeleder får man værdifulde input før konferencen, og en god mulighed for at åbne mødet med præcis det indhold som mødedeltagerne ønsker.

Værdifulde samtaler og data

Alle mødeejere ønsker at få noget ud af den tid og de penge møderne koster, ikke mindst ved at involvere deltagerne. Enhver deltager har viden og indsigt som også mødeejeren kan få nytte af at kende til, og det opnår vi i højere grad når vi inviterer til samtaler og drøftelser undervejs. På større møder kan det ikke desto mindre være en udfordring at få alle med og samle alle input op, i hvert fald rent analogt.

Det princip som kaldes ’gamification’, og som strengt taget betyder at vække spille- og konkurrencelysten i os, er enormt effektivt. Selv i selskaber hvor vi ikke kender hinanden, kan en konkurrence eller et spil få langt de fleste til at byde mere aktivt ind. Pludselig taler vi ikke blot sammen omkring bordene af høflighed eller spredt interesse, men for at sætte vores aftryk – for at vinde eller for at give vores ypperste input.

I det omfang vi kan få essensen fra samtalerne som mødedeltagerne har indbyrdes samlet sammen og gemt digitalt, har vi som mødeejere øget chancen for selv at opnå øget indsigt og værdi. Det øger målbarheden hos os selv, for vi kan både kvantificere og kvalificere interaktionen og bidragene. Og det giver os mulighed for at dele resultater i overskrift eller detaljer med mødedeltagerne ”se, I blev hørt og set, og her er hvad vi har fået ud af vores tid sammen” – og hvad vi arbejder videre med.

Hvordan kommer man i gang?

Som nævnt i overskriften, så er løsningerne her allerede, både i form af gratis do-it-yourself løsninger, men ikke mindst i form af virksomheder, såsom Green Hat People, som udover at komme med hardware og software, også kommer med know-how som fortæller hvordan man får det optimale udbytte af værktøjerne og dermed sit møde.

En digital workshop eller et business game er let at komme i gang med, fordi både værktøjer, struktur og ekspertise allerede er tilgængeligt – det eneste som skal integreres er det ”content” som allerede er planlagt på mødet.

Og alting har sin begyndelse, start evt. i det små med få sessioner eller blot en demo, og se på det output I får i form af de 3 ønsker fra mødearrangørerne:

  • Blev engagementet højere, var alle med?
  • Er der et højere og mere præcis niveau ift. dokumentation af in- og output samt målinger?
  • Var mødet mindeværdigt og underholdende. Gik deltagerne hjem med en positiv oplevelse?

Mit bud er, at svaret er JA til alle 3 spørgsmål – digitale og engagerende møder er her allerede nu, og resultaterne peger i høj grad på, at det er et område som vil videreudvikles og efterspørges.